GHOR Haaglanden over de NAVO-top: ‘De hele wereld keek mee’

Hoe handel je snel en adequaat als de delegatieleden van de NAVO-top massaal ziek worden door een voedselvergiftiging? En hoe houd je de reguliere zorg bereikbaar? Dit zijn voorbeelden van mogelijke risico’s die speelden rondom de NAVO-top. Samen met GHOR Haaglanden en enkele crisispartners blik ik terug. Hoe hebben zij zich hierop voorbereid?

Nederland lag onder een vergrootglas tijdens de NAVO-top. De ogen van de hele wereld waren op ons land gericht. Als er iets mis zou gaan, was het bestuurlijke afbreukrisico groot. GHOR Haaglanden, onderdeel van Veiligheidsregio Haaglanden, en haar crisispartners stonden voor de opgave om op elk realistisch scenario voorbereid te zijn en de zorgcontinuïteit te borgen.

“Ik merkte dat het een zoektocht was om precies genoeg te doen”, vertelt Guusje Eggen, senior beleidsmedewerker Zorg bij GHOR Haaglanden. “Want je wil zeker geen realistisch risico over het hoofd zien. Maar je moet ook voorkomen dat je elk hersenspinsel serieus neemt en daardoor verzandt in risico’s die helemaal niet realistisch meer zijn. Het was de kunst om daar de juiste balans in te vinden en te zorgen voor een proportionele voorbereiding.”

Wanneer zijn jullie begonnen met de voorbereiding?
“Net voor de zomer van 2024”, zegt Robbin Huijbers, hoofd GHOR en plaatsvervangend directeur publieke gezondheid. “Er waren al geruchten dat de NAVO-top naar Den Haag zou komen. We hebben toen de eerste gesprekken gevoerd. In de zomer werd het definitief en hebben we een projectstructuur opgezet. We konden daarbij terugvallen op onze ervaringen met de Nuclear Security Summit (NSS) in 2014. We hebben tijdens de NSS gemerkt dat het belangrijk is dat mensen tijdens het evenement zo veel mogelijk de werkzaamheden doen, die zij in de reguliere organisatie ook uitvoeren. Het is als het ware regulier GHOR-werk, alleen dan in het groot.”

“Gaandeweg merkten we ook dat er belangrijke verschillen waren tussen de NAVO-top en de NSS”, zegt Melusina Andreis, adviseur informatiemanagement GHOR. “De NAVO-top was aanzienlijk groter en had meer beveiliging. De geopolitieke situatie van dit moment speelde een grotere rol. Dit uitte zich in meer en forsere beveiligingsmaatregelen. Er waren bijvoorbeeld meer verkeersmaatregelen en veel informatie was vertrouwelijk. Bovendien moesten we met verschillende partijen samenwerken waar we in ons reguliere werk niet of nauwelijks mee te maken hebben, zoals het ministerie van Buitenlandse Zaken en de NCTV.”

Wat waren de belangrijkste thema’s die speelden?
Melusina: “In de eerste plaats de veiligheidsmaatregelen voor de deelnemers en de gevolgen van die maatregelen voor de burgers. Daarnaast waren er nog tal van andere thema’s, zoals cyberdreigingen, het risico op communicatieverstoringen, noem maar op. Voor veel risico’s konden we terugvallen op bestaande crisisplannen en voor een klein aantal zijn er nieuwe procedures ontwikkeld.

Wat hebben jullie ketenbreed gedaan om goed voorbereid te zijn?
Robbin: “We hebben in november samen met GHOR Hollands Midden en het Netwerk Acute Zorg West (NAZW) een startbijeenkomst gehouden. Daarin hebben we samen met al onze ketenpartners gekeken: waar staan we? Wat weten we van elkaar? En wat moet er nog gebeuren om voorbereid te zijn? Deze bijeenkomst stond niet volledig in het teken van de NAVO-top. Het was een reguliere voorbereiding op alle soorten crises.

In maart hebben we een scenariosessie gehouden. Daarin hebben we samen met onze ketenpartners de scenario’s cyberdreiging en gevaarlijke stoffen doorlopen. Op 4 juni heeft het NAZW, samen met GHOR Hollands Midden en ons als GHOR Haaglanden, een grote fysieke oefening gehouden.”

Welke thema’s vormden de grootste uitdaging?
“Mobiliteit”, zegt Joke Weerheim, projectleider van de RAV Haaglanden. “Het was vooral lastig dat we pas vrij laat definitief wisten wat de afsluitingen waren. Wij hebben zelf het geluk dat we met voorrangsvoertuigen rijden. Er was een procedure dat onze voertuigen met spoed toegang kregen tot het afgesloten gebied. Maar dat gold niet voor de voertuigen van veel andere diensten.”

“Bovendien wonen er mensen in het afgesloten gebied die ook zorg nodig kunnen hebben”, zegt Inge Gerrits, teamleider Hadoks (een samenwerkingsverband van circa 600 huisartsen).

Kunnen jullie voorbeelden noemen van uitdagingen waar zorgverleners tegenaan liepen, en oplossingen die daarvoor gevonden werden?
Guusje: “De afsluitingen leverden bijvoorbeeld uitdagingen op voor de verloskundigen. Zij hebben geen voorrangsvoertuigen en moeten toch acute zorg kunnen leveren. Door de afsluitingen waren sommige zwangere vrouwen moeilijk bereikbaar. De verloskundigen hebben dat bijvoorbeeld opgelost door met diensten te schuiven. Dus sommige patiënten zijn tijdelijk overgenomen door collega’s die vanuit hun woonplaats de patiënten beter konden bereiken.”

Robbin: “Het viel me sowieso op dat zorgverleners heel flexibel waren en veel initiatieven namen om ondanks de beperkingen toch goede zorg te kunnen leveren. Haagse ziekenhuizen zijn bijvoorbeeld met bakfietsen gaan rijden voor het transport van goederen en laboratoriummateriaal."

Guusje: “En ziekenhuizen hebben veel gedaan om de patiënten goed te informeren, zodat zij wisten dat het ziekenhuis tijdelijk moeilijk bereikbaar was tijdens de top.” Joke: “En de brandweer heeft twee kazernes beschikbaar gesteld aan ons, zodat we goed bereikbare uitvalsbasissen hadden.”

Robbin: “In enkele gebieden leverden de afsluitingen te veel beperkingen op. Een voorbeeld daarvan was de A44 door Wassenaar. Het plan was om deze weg helemaal af te sluiten, maar de ambulancedienst had die doorgang echt nodig om goede zorg te kunnen leveren. Daarover zijn we in gesprek gegaan met onder andere de politie. We hebben daar goede afspraken over kunnen maken.”

Waren er meer uitdagingen waar jullie voor stonden?
Inge: “Het leveren van voldoende zorgcapaciteit. We hadden een apart telefoonnummer dat 24/7 bereikbaar was voor delegatieleden, de politie en Defensie. Deze lijn werd bemand door huisartsen omdat zij mensen meteen kunnen doorverwijzen of telefonisch een consult kunnen geven. Daarnaast hadden we 3 huisartsenposten voor de NAVO-top ingericht.”

Guusje: “We hebben voor deze aanpak gekozen, omdat we daarmee de reguliere zorg konden ontlasten. Ook konden we daardoor goed monitoren op bijzonderheden. Stel dat er bijvoorbeeld een infectieziekte rondgaat op de NAVO-top. Dan is het goed om vroeg op de hoogte te zijn, zodat je snel kunt schakelen.” Robbin: “Bovendien, de politie en Defensie hadden al hun capaciteit hard nodig. Als je mensen ter plaatse snel en goed kunt behandelen, betekent dit dat zij daar niet voor naar huis hoeven. Dit betekent vaak ook dat zij na de behandeling of het consult weer ingezet kunnen worden.”

Hebben jullie tijdens de NAVO-top ook nieuwe werkwijzen ontwikkeld?
Inge: “Jazeker. We werken als keten sinds kort netcentrisch met het LCMS-GZ (Landelijk Crisismanagement Systeem Geneeskundige Zorg). Deze manier van werken hebben we nu ook weer kunnen gebruiken. Het was mooi dat het werken en het delen van informatie in LCMS-GZ meegenomen werd in de oefeningen naar de NAVO-top toe. Dat heeft ons wel geholpen. We hebben ervaren dat het prettig is dat we nu toegang hebben tot het LCMS-GZ. Daardoor kunnen we meteen meelezen met de besluiten die er genomen zijn en kunnen we daarop anticiperen. Ook weten we elkaar daardoor beter te vinden.”

“Wij hebben samengewerkt met organisaties waar we normaal gesproken geen intensief contact mee hebben, zoals de NVWA”, vertelt Margriet Muskens, projectleider van de GGD Haaglanden. We wilden er namelijk zeker van zijn dat we bij een voedselvergiftiging snel de bron konden achterhalen. De NVWA gaf aan dat het vanwege de privacy niet mogelijk is om vooraf al te beschikken over gegevens van medewerkers van de cateraars. Zij hebben wel met de twee belangrijkste cateraars van de delegatieleden afgesproken dat zij de lijsten van hun medewerkers in de voedselbereiding en het uitserveren paraat hadden. Daardoor waren ze bij een voedselvergiftiging direct opvraagbaar.

De bereidwilligheid om met ons samen te werken was sowieso groot, ook bij de andere partners zoals het RIVM en de GGD’en van andere regio’s. We hebben bijvoorbeeld gezamenlijk nagedacht over het snel delen van informatie bij een infectieziekte.” Margriet: “En we hebben gezamenlijk maatregelen getroffen voor het scenario van een incident met gevaarlijke stoffen, zoals het paraat hebben van de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en antidota.”

Hoe is de NAVO-top verlopen?
Joke: “Goed. We hebben weinig incidenten gehad. We hadden vooraf rekening gehouden met verschillende scenario’s zoals de uitval van medewerkers die in de binnenring werden ingezet. Hiervoor waren medewerkers als reservedienst beschikbaar. We hebben hier profijt van gehad toen er ook daadwerkelijk uitval bleek te zijn. De weersomstandigheden zorgden ervoor dat we in het weekend voorafgaand aan de top zelf extra interventies hebben moeten doen. Het was deze dagen erg warm. We hebben toen multi met elkaar maatregelen genomen om te voorkomen dat medewerkers van met name beveiliging en bewaking veel last zouden krijgen van de hitte.”

Melusina: “Ook hebben we dinsdagochtend enkele uren een telefoniestoring van Odido gehad. Dit was een van de scenario’s waar we op voorbereid waren. De telefoons van alle mensen met een cruciale functie waren voorzien van een dubbele simkaart. Dus toen het Odido-netwerk wegviel, schakelden die telefoons automatisch over op een ander netwerk.” Robbin: “Dat werkte zelfs zo goed, dat we nu onderzoeken of we alle telefoons standaard kunnen uitrusten met een dubbele simkaart. Daarnaast hadden we satelliettelefoons paraat, die tijdens deze storing gebruikt zijn.” Guusje: “En het was prettig dat Signal nog wel werkte via Wifi. Dus mensen konden elkaar ook bellen via Signal.”

Guusje: “We waren voorbereid op grotere storingen. Als alle communicatie uitvalt, dan kunnen we namelijk nog terugvallen op de NoodCommunicatieVoorziening (NCV). Dat is een robuust telefoonnetwerk dat ook tijdens noodsituaties bij uitval of overbelasting van het reguliere netwerk nog werkt en waarmee cruciale (hulp)diensten elkaar kunnen bereiken. In aanloop naar de NAVO-top hebben alle aangesloten zorginstellingen nog eens extra hun NoodCommunicatieVoorziening gecheckt, zodat zij weten waar deze telefoons staan en of ze werken.”

Wat heeft de NAVO-top opgeleverd?
Melusina: “Een uitbreiding en verdieping van ons netwerk. We hebben met nieuwe partners samengewerkt, zoals de NCTV en het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het was goed om elkaar beter te leren kennen. Ik merk dat je bij nieuwe samenwerkingsverbanden goed moet onderbouwen wat je wil en waarom. Daar zijn we in geslaagd.” Robbin: “Ik merk dat de GHOR sowieso vrij onbekend is. Het is goed voor onze bekendheid dat er tijdens de top nieuwe samenwerkingsverbanden zijn ontstaan. Dat gebeurde op alle niveaus, bijvoorbeeld ook in het overleg van burgemeester, politie, NCTV, ministerie van Buitenlandse zaken, de brandweercommandant en onze directeur publieke gezondheid,” Joke: “En soms heb je tegengestelde belangen. Je moet er toch samen uitkomen.”

Melusina: “Tijdens de NAVO-top lag de focus bijvoorbeeld op het bieden van zorg aan beveiligde delegatieleden. Dus we hebben daar kennis over opgedaan. In Nederland wonen natuurlijk ook mensen die beveiligd worden. We willen de afspraken die er zijn over zorg aan beveiligde mensen langslopen om te kijken of we dat kunnen verbeteren.”

Inge: “Voor ons was het fijn dat het geen acute crisis was maar ook geen reguliere situatie. Daardoor voelden we de druk en de urgentie om ons goed voor te bereiden, zonder dat we daar te ver in doorschoten. De NAVO-top heeft bovendien de samenwerking verbeterd. In onze sector heeft elke organisatie zijn eigen crisisplannen die in theorie goed op elkaar aansluiten. Maar pas als je met elkaar samenwerkt, zie je waar de hiaten zitten en wat je nog kunt verbeteren.”

Robbin: “Dat geldt ook voor de GHOR-regio’s. We hebben voor de NAVO-top met zes GHOR-regio’s samengewerkt. Bij een interregionale crisis moeten we elkaar kunnen vinden en helpen. In de voorbereiding naar de NAVO-top toe ga je de verschillen zien, en ga je ook zien wat je kunt doen om de samenwerking te verbeteren.”

Wat zou je willen zeggen tegen andere veiligheidsregio’s die in de toekomst misschien voor een vergelijkbare uitdaging komen te staan?
Robbin: “Begin op tijd. Tegelijkertijd hebben we ook ervaren dat we maandenlang niet alle informatie konden delen met onze zorgpartners, bijvoorbeeld omdat de speciale wensen van delegatieleden pas laat binnenkwamen. Dus houdt er ook rekening mee dat je veel voorbereidingen pas op het laatste moment kunt treffen.”

Joke: “Zo hebben wij dat ook ervaren. We dachten dat we goed voorbereid waren. Maar de plannen werden op het laatste moment nog meermaals aangepast. Daardoor moesten wij ook schuiven in onze planning.” Inge: “Om die reden zijn er zelfs op het laatste moment nog verloven ingetrokken.”

Waar kijken jullie met trots op terug?
Robbin: “De betrokkenheid van alle mensen die een bijdrage hebben geleverd. We doen dit interview nu met z’n zessen, maar het aantal zorgorganisaties waarmee is samengewerkt is vele malen groter. Je hebt het dan alleen al over tientallen organisaties in onze eigen regio. Wij hebben samengewerkt binnen Veiligheidsregio Haaglanden, maar ook met andere GHOR-bureaus zoals met Hollands Midden, Rotterdam-Rijnmond, Kennemerland, Amsterdam en Utrecht. Zij hebben ook weer met tientallen ketenpartners in hun eigen regio samengewerkt. Alles bij elkaar is het een immens grote operatie geweest.”